На протяжении XVIII века было издано большое количество законодательных актов об архивах, в каждой губернии были созданы два архива: губернской канцелярии и архив городского самоуправления, построены специальные здания для хранения старых архивных дел и денежной казны.
В XIX – начале XX веков создаются центральные архивы министерств, которые пришли на смену коллегиям: Межевой архив, Петербургский государственный архив старых дел, Архив военно-топографического депо при Военном министерстве, Московский государственный архив МИД. В 1878 году начал свою деятельность Петербургский археологический институт – первое в России учебное заведение по подготовке профессиональных архивистов.
Первого июня 1918 года новое правительство России – Совет народных комиссаров – приняло Декрет о реорганизации и централизации архивного дела. Был создан единый государственный орган управления архивным делом – Главное управление архивным делом (ГУАД). Одновременно под угрозой судебной ответственности запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги. Этот декрет произвёл коренной переворот в организации архивного дела в России и до сих пор является основополагающим документом в организации архивного дела, фундаментом, на котором построена ныне существующая система архивного управления. Благодаря деятельности ГУАД – впоследствии ЦАУ СССР – в тяжёлых условиях Гражданской войны и разрухи удалось сохранить документальные богатства нашей страны.
С 1938 по 1960 годы вся система государственных архивов действовала в составе Наркомата внутренних дел СССР. В 1960 году архивы были переданы в ведение Совета Министров СССР и для руководства ими было создано Главное архивное управление при Совете Министров СССР. В последующие годы соответствующие архивные органы были созданы и в союзных республиках, в том числе Главархив РСФСР.
После распада СССР и образования Российской Федерации в ведение созданного на базе Главархива РСФСР в 1990 году Роскомархива были переданы центральные государственные архивы СССР и другие, ранее подчинявшиеся Главархиву РСФСР, архивные учреждения, находившиеся на территории Российской Федерации, а также архивы КПСС.
В настоящее время в систему Федерального архивного агентства – правопреемника Роскомархива, Федеральной архивной службы – входят 16 федеральных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Объединение по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов.
Двадцать второго октября 2004 года был принят Федеральный закон РФ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который сегодня регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.
Любое юридическое или физическое лицо, обращающееся в архив для получения и использования необходимой ему информации, является пользователем. Государственные и муниципальные архивы представляют пользователям открытые документы Архивного фонда Российской Федерации без ограничений. Доступ к архивным документам и содержащейся в них информации осуществляется в читальных залах архивов, на выставках, экскурсиях, при исполнении запросов, знакомстве с публикациями, через Интернет. Доступ к документам, содержащим информацию, отнесённую законодательством к государственной тайне и конфиденциальной информации, осуществляется с учётом установленных законодательством ограничений.
В 2009 году федеральные архивы посетили около 11700 исследователей, в том числе почти 1,5 тысячи иностранцев. Сейчас здесь открыты новые читальные залы, оснащённые всем необходимым оборудованием, пользователи получили возможность работать с электронными описями дел.
За последние годы для облегчения работы исследователей сотрудниками Росархива подготовлены и изданы около 500 архивных справочников: «Архивы России. Путеводители» по документам бывших архивов КПСС, каталоги документов секретариата НКВД-МВД, в том числе и так называемые «Особые папки» И. В. Сталина, В. М. Молотова, Н. С. Хрущёва, Л. П. Берии, относящиеся к периоду 1940 – 1950-х годов. Оперативная информация о работе Росархива, о наиболее значительных событиях жизни и деятельности российских архивов размещается в Интернете на сайте «Архивы России». Специализированный журнал «Отечественные архивы» адресован, в основном, историко-архивному сообществу.
Ныне, помимо традиционной формы издания, всё более широко практикуется публикация справочников в сети Интернет, таковы, например, не имеющие бумажных аналогов база данных «Архив Коминтерна» (РГАСПИ), каталог кинодокументов (РГАКФД), ряд каталогов по освоению космоса (РГАНТД) и т. д. Весьма востребованы пользователями размещённые на портале «Архивы России» база данных «Путеводители по российским архивам», сайт «Победа!».
В последние годы федеральные архивы осуществляли подготовку документальных публикаций в рамках серий «Архивы Кремля», «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900–1963 гг.», «История советского ГУЛАГа» в 7-ми томах, «Советская военная администрация в Германии» и других. Среди изданных сборников данных серий – «Президиум ЦК КПСС. 1954–1964 гг.», «Становление оборонно-промышленного комплекса СССР. 1927–1937 гг. Т. 3, Ч. 1 (1927–1932)».
Подготовлены и изданы сборники документов «Военнопленные в Сталинграде. 1943 –1953 гг.», «Военнопленные в СССР. 1939–1956 гг.», «Венгерские военнопленные в СССР. Документы и материалы 1941 – 1953 гг.», «Русская православная церковь в годы Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг.», факсимильное издание документов Крымской (Ялтинской) конференции «Ялта–45. Начертание нового мира», сборник воспоминаний «Самый памятный день войны. Письма-исповеди», фотоальбомы «В объективе война 1941–1945 гг.», «Военная летопись России в фотографиях. 1850 – 2000-е гг.».
В соответствии с поручением Комиссии при Президенте Российской Федерации по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России Федеральное архивное агентство участвует в подготовке 6-томного издания «65 лет Великой Победы». В настоящее время проводится работа над двумя общественно-значимыми издательскими проектами. Это трехтомная публикация документов «Голод в СССР. 1929– 1934 гг.» и «Украинские националисты. 1939–1945 гг.».
В целях подготовки полной и достоверной истории Великой Отечественной войны в конце 2009 года Росархив, Минобороны Российской Федерации и Минкультуры России выступили инициаторами создания федерального государственного архива документов Великой Отечественной войны. Получено согласие Президента России Д. А. Медведева. Завершить строительство и открыть архив планируется в 2015 году, к 70-летию Великой Победы. В нём будут сосредоточены не только документы о Великой Отечественной войне, хранящиеся в настоящее время в ЦАМО, но и большой комплекс документов Главного управления по делам военнопленных и интернированных НКВД СССР, трофейные архивы нацистской Германии. Таким образом, в архиве будет сосредоточено более 14 миллионов дел, к которым получат открытый доступ все исследователи, специализирующиеся на изучении военной истории. Этот архив станет крупнейшим в мире хранилищем документов по истории Второй мировой войны.
